В последнее время в рамках информатизации образования все больше говорят об электронном документообороте. Ни одна организация в современном обществе не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота.
24.01.2014
В последнее время в рамках информатизации образования все больше говорят об электронном документообороте. Ни одна организация в современном обществе не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота. Но до недавнего времени школы это не затрагивало. Согласно распоряжению Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. N 729-р г. Москвы, школы должны предоставлять ряд информации в электронной форме, начиная от образовательных программ и заканчивая отчетностью по результатам аттестации и экзаменов [3]. А позднее Д.А. Медведев, председатель правительства РФ, предложил перенести в электронный вид и классный журнал с дневником. По мнению президента, такой эффективный механизм должен решить ряд проблем: развитие компьютерной грамотности педагогов, информированность родителей об оценках ребенка, ну и более насущные: второй дневник «для родителей», вырванные листы и исправления.
Систем, которые способны предоставить нужный функционал для школ немало, начиная от готовых площадок, где ОУ просто регистрируется на сайте конкретной системы, например, Дневник.ру, Баллов.Net, Школьная жизнь, Класс Инфо, и заканчивая полноценными информационными системами, устанавливающимися на отдельный сервер, со своим доменом, например, Netschool, КМ-Школа. В школах Челябинска переход осуществлен централизованно, все школы используют одну и ту же площадку — систему Netschool Сетевой город: Образование. Данная система позволяет вести электронный журнал, вносить планирование уроков, составлять различные отчеты (более 40 видов), организовывать дистанционное обучения [1].
Если посмотреть на внутренний документооборот школы, легко увидеть, что этим документооборот школы не исчерпывается. Планы воспитательной работы, внутренние отчеты, совместная работа над проектами — все это, как правило, по-прежнему бумажная деятельность. Л.Рождественская, образовательный технолог в Таллиннской центральной русской гимназии, выделяет ряд проблем, с которыми связан внутришкольный документооборот (рисунок 1):
• проблема неучастия/пассивности части коллектива в документообороте;
• проблема отсутствия навыков работы с документами у учителей;
• проблема низкой скорости оборота;
• проблема отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов);
• проблема внесения изменений в документы;
• проблема «сведения» информации из разных документов в один;
• проблема хранения;
• проблема организации доступа к документам;
• проблема обратной связи при проверке документов;
• проблема организации совместной работы над одним документом.
От себя добавлю еще несколько:
• одна и та же информация часто требуется в разной форме;
• часто документы в вышестоящие органы требуют передавать только в бумажном виде.
Рисунок 1 — Проблемы внутришкольного документооборота
Рассмотрим ситуацию: закончился учебный период (четверть, триместр, год). Учителя-предметники сдают отчет завучам. Какие варианты сдачи отчета возможны?
Учителя пишут все от руки, высчитывают все проценты вручную. При этом форма отчета дается «сверху», т.е. готовится завучами. Сдают бумажный лист.
Учителя заполняют документ на компьютере, высчитывают проценты вручную, распечатывают отчет на принтере, сдают бумажный вариант.
Учителя заполняют документ на компьютере, высчитывают проценты вручную, документ с помощью внешнего накопителя сдается завучам в электронном виде.
Почему я подчеркиваю, что проценты высчитываются вручную? По собственной практике знаю, что формулы могут использовать крайне малое количество учителей. Почему бы не организовать данный процесс следующим образом: создать электронную таблицу, где уже внесены формулы, подсчитывающие нужные величины (средний балл, процент успевающих, и прочее). От учителя будет требоваться все то же самое – внести данные. И подобных примеров можно привести множество. Кому же решать все эти проблемы? Считаю, что все должны со своей стороны способствовать этому: учителя, администрация, технические специалисты.
Для развития системы электронного документооборота нужен резкий скачок вперед. Требуется хорошо продуманная система, которую можно реализовать силами школы, и с которой большинство учителей будут согласны. Без активного участия учителей система работать не будет. Обычно инновации рассматриваются негативно со стороны учителей, ведь это очередные «дополнительные» обязанности, что-то, что требует изучения, освоения новых навыков. Во всяком случае, именно такое отношение было к электронному журналу. Кто-то воспринял позитивно, как уход от бумажной работы, а кто-то до сих пор скучает по обычному журналу. Часто это аргументируется тем, что основная обязанность учителя – учить, все остальное – мешает этому. Поэтому надо выстраивать систему так, чтобы преимущества ее использования были очевидны и доступны для понимания всем. Использование электронного документооборота должно облегчить работу учителя, сократить время на «бумажные обязанности». Главное – не забывать, что способность учиться, совершенствоваться, вносить в свою жизнь новые элементы – все это должно быть присуще современному учителю, готовому меняться вместе с обществом.
На просторах Интернета предложено несколько возможных путей внедрения электронного документооборота в школу. Ковалев Д.А. предлагает вариант с использованием файлохранилища в локальной сети. Суть проста: на локальном сервере создается общая папка с доступом со всех компьютеров. Пользователи копируют нужные файлы в соответствующие папки [2]. Однако, данный способ имеет ряд недостатков. Требуется постоянный «мониторинг» сетевой папки на предмет появления новых файлов. Со временем в папках накапливается большое количество файлов, и найти нужный становится затруднительно. Конечно, можно следить за содержимым папки, удалять или перемещать в архив уже не нужные. Кто-то будет этого придерживаться, а кому-то это будет казаться лишним. Да и никто не застрахован от случайного удаления чужих файлов.
Еще один вариант предложен Л. Рождественской. В качестве площадки выбраны сервисы Google. Это и электронная почта, и возможность хранить свои файлы, делиться ими, совместная работа над документами, возможность объединяться в группы [4]. Система действительно удобная, но у нее один большой недостаток: требуется постоянное подключение к сети Интернет. В случае отсутствия (временного или постоянного) Интернета в школе или кабинете работа останавливается.
Я предлагаю другой вариант. Большинство коммерческих компаний имеет внутреннюю почту, адресную книгу, и прочее. Для этой цели используют CЭД – систему электронного документооборота. Большинство из них являются платными. Требуют наличие сервера в школе. А если есть необходимость доступа к системе извне, например, из дома, то и зарегистрированный домен и «белый» IP-адрес сервера. В качестве апробации я выбрал СЭД Zimbra, имеющую open-sourceверсию, т.е. версию, использование которой возможно в любых целях совершенно бесплатно. Данная версия предоставляет следующие сервисы:
• электронная почта;
• оганайзер;
• личное файлохранилище (портфель);
Работа с СЭД может вестись через веб-браузер, следовательно, какая ОС используется не, не играет роли, что очень важно в свете перехода школ на СПО.
Преимущества использования СЭД:
• система работает даже при перебоях с Интернетом;
• личные файлы пользователя защищены от доступа посторонними лицами;
• возможно создание сетки мероприятий;
• массовая рассылка сообщений нужному кругу пользователей;
• пересылка файлов без использования сети Интернет (сокращение внешнего трафика);
• пересылка файлов конкретному лицу.
• Недостатки использования СЭД:
• требуется обучение персонала работе с системой;
• нужен специалист, который установит СЭД, настроит ее, внесет список пользователей, и прочее;
• СЭД довольно требовательны к серверу.
Таким образом, использование СЭД – один из вариантов организации внутреннего документооборота школы. Он обладает своими преимуществами, но и своими недостатками. СЭД не решает всех проблем, которые имеются в настоящее время, но перспективы у данного способа большие.
Литература:
1. NetSchool – электронный журнал, дневник, управление школой, мониторинг качества обученности, тестирование, учебные курсы, дистанционное обучение.http://www.net-school.ru
2. Ковалев, Д. А.Внутришкольный электронный документооборот и информационное взаимодействие [Текст] / Д. А. Ковалев // Директор школы. – 2007. – № 6. – С. 37-41 . – ISSN 1562-1308.
3. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. N 729-р г. Москва
4. Рождественская Л. Google-решения для документооборота и инфообмена. http://edugalaxy.intel.ru/index.php?automodule=blog&blogid=8&showentry=177
5. Рождественская Л. Проблема электронного документооборота. Чья это проблема? http://edugalaxy.intel.ru/?automodule=blog&blogid=8&showentry=165